Procedure klokkenluider

Reikwijdte

De procedure heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door onze organisatie;
2. Alle werkelijke of vermoede overtredingen van externe of interne wet en regelgeving door onze organisatie;
3. Dreigende of daadwerkelijke intimidatie door secretariaat of kantoorleiding jegens derden of intern door leidinggevenden of secretariaat;
4. Dreigende of daadwerkelijke manipulatie of vernietiging van gegevens of informatie;
5. Overige situaties die naar de mening van de melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Procedure

1. Indien sprake is van een situatie zoals hiervoor vermeld kan een melder zich richten tot de vertrouwenspersoon, in het geval van Berghout Accountants B.V. betreft dit de compliance officer. De compliance officer is de heer drs. E.W. Peeters RA, werkzaam bij Berghout+MAS en bereikbaar onder telefoonnummer: 010-286 1950.
2. De melding aan de compliance officer vindt uitsluitend rechtstreeks plaats door mondelinge of schriftelijke melding welke door de compliance officer wordt vastgelegd. Externen kunnen dit eveneens op deze wijze doen.
3. De meldingen dienen de volgende informatie te omvatten:
   1. (Bedrijfs)naam;
   2. Contactpersoon;
   3. Adresgegevens;
   4. Relatie tot Berghout Accountants B.V.;
   5. Aard overtreding, situatie of gebeurtenis;
   6. Met betrekking tot wie richt de melding zich;
   7. Datum voorval;
   8. Herkomst kennis voorval.
4. Bevestiging vindt plaats binnen twee weken aan de melder. Behandeling en melding daaromtrent aan de melder vindt plaats binnen een maand na ontvangst van de melding.
5. Meldingen met betrekking tot de hierboven genoemde punten worden door de compliance officer gemeld aan de behandelend partner van Berghout Accountants B.V., vervolgens in behandeling genomen en dit wordt tevens aan de melder bevestigd. De identiteit van de melder wordt de compliance officer te allen tijde geheim gehouden.
6. De afwikkeling van de melding wordt door de compliance officer uiterlijk vier weken na de afhandeling teruggekoppeld alsmede de aard van de genomen maatregelen. Indien deze termijn niet gehaald wordt, wordt de melder hiervan gemotiveerd in kennis gesteld.

Vertrouwelijkheid

De melding, overleg en correspondentie hierover vinden plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid tenzij de melder dit anders wenst. Berghout Accountants B.V. garandeert dat medewerkers die meldingen in het kader van deze regeling doen hiervan geen negatieve invloed zullen ondervinden.

Datum inwerkingtreding

Deze regeling geldt met ingang van 1 januari 2008.